С точки зрения организации времени и организации матрица Эйзенхауэра является важным и простым в использовании инструментом. Его квадранты облегчают поддержку принятия решений для определения приоритетности задач. Узнайте, каковы области применения и как их эффективно использовать.
Презентация метода
Многие методы, прежде чем их использовали менеджеры, были инструментами военной стратегии. Так обстоит дело с матрицей, придуманной Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.
Помимо того, что он был 34-м президентом США, Айк по прозвищу был чемпионом во всех категориях с точки зрения производительности. И это в разных сферах. Его секрет? Инструмент, точнее матрица, позволяющий легко и эффективно расставлять приоритеты по двум осям: важность и срочность. Это позволяет вам нарисовать 4 различных квадранта:
- Квадрант 1 : важные и срочные задачи,
- Квадрант 2 : задачи важные, но не срочные,
- Квадрант 3 : неважные, но срочные задачи,
- Квадрант 4 : Неважные и несрочные задачи.
Набор «срочно + / важность +», конечно же, является главным приоритетом с точки зрения лечения. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, не входят в число приоритетных задач. От них даже можно отказаться, если они действительно не нужны.
Области применения
Эта известная классификация применима во многих сферах, как в профессиональной, так и в частной жизни:
- управление временем,
- организация его работы,
- расстановка приоритетов,
- принимать решение ,
- делегирование третьему лицу …
Интересы и ограничения
Этот метод имеет преимущество подумайте о расстановке приоритетов в своих действиях и сделайте шаг назад по сравнению с последним.
Однако показанная на первый взгляд простота является в некотором смысле заблуждением. Действительно, часто бывает упрощенно классифицировать задачи, которые должны выполняться по этим двум осям. Кроме того, субъективная сторона нашего суждения может быстро стать тормозом, когда задачи не имеют точного срока выполнения или когда дело доходит до определения важности действия, которое необходимо выполнить.
Таким образом, эта матрица является отправной точкой для анализа, цель которого для менеджера, в частности, состоит в определении делегируемых задач. В зависимости от имеющегося времени и степени важности действий, которые необходимо предпринять, он может решить, какие части он может поручить одному или нескольким сотрудникам. Цель состоит в том, чтобы контролировать свою рабочую нагрузку и разумно использовать ее добавленную стоимость.
Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра?
Две оси - важность и срочность - позволяют определить 4 сектора, каждый из которых определяет характер составляющих его элементов в соответствии с этими двумя критериями.
Важность относится к задачам, которые заставляют вас двигаться вперед. Он основан на влиянии последнего на другие элементы, а также на добавленной стоимости, которую приносит его реализация.
Срочность относится к задачам, требующим вашего немедленного внимания. и основывается на времени, необходимом для выполнения последних, а также на их сроках. Иногда бывает сложно определить, срочно то или иное дело, так как это часто зависит от внешних факторов. Кроме того, это очень субъективно: степень срочности будет варьироваться от одного человека к другому в зависимости от того, как они относятся к рассматриваемой задаче, связанной с их стрессовым состоянием, их навыками, опытом, режимом работы и т. Д.
Таким образом, для эффективного заполнения матрицы необходимо быть объективным и основываться на фактах и конкретных элементах насколько это возможно.
Отметить, что важность преобладает над срочностью.
Квадрант 1: важные и срочные задачи
Перечислите здесь:
- задачи, требующие супер быстрое внимание и действие - даже немедленно,
- в элементы, которые влияют на ваши цели ,
- в предметы, которые имеют прямое влияние на ход проекта ,
- а Проблема, которую нужно решить срочно - конфликт, кризис и т. д. -
- в важные звонки / электронные письма, с которыми нужно быстро справиться …
Некоторые задачи находятся здесь, потому что они не спланированы эффективно. Это может быть случай создания отчета или отчета, который вы постоянно представляете - который изначально был бы помещен в квадрант 2 или 3 в зависимости от случая - и срок и важность которого не оставляют вам другого выбора, кроме как сделать это. с этого момента приоритетом на позицию в квадранте 1.
Квадрант 2: важные, но не срочные задачи
Эта часть касается важных задач, но для которых степень срочности ниже, чем для задач, находящихся в квадранте 1. Следовательно, необходимо ввести следующее:
- миссии, не имеющие нет близкого срока, но которые имеют определенную степень важности для вас, вашей команды, вашего бизнеса и т. д.
- в элементы для планирования в ближайшие недели,
- моменты, посвященные стратегические часы ,
- ' разработка плана действий , проект,
- в обучение , коучинг …
Квадрант 3: неважные, но срочные задачи
Вот «разрушительные» элементы, которые требуют немедленного внимания, но не оказывают реального влияния на нашу работу, например:
- лечение некоторые телефонные звонки, электронные письма, сообщения различный,
- в запрос от сотрудников / коллег / поставщиков услуг нуждаются в срочной информации, совете, руке помощи,
- в задачи, которые важны для других, но не важны для вас и прогресс твоей работы,
- в предметы, которые вы можете делегировать третьему лицу …
Квадрант 4: задачи ни важные, ни срочные
Это последнее поле касается всех паразитических и бесполезных элементов, от которых вы должны отказаться для большей эффективности:
- плохие привычки непродуктивный,
- отвлекающие факторы препятствует эффективному продвижению вперед (серфинг в Интернете, нежелательные уведомления и т. д.),
- колебания отнимает много времени и пожирает положительную энергию,
- в размышления на что ты не властен …
Подводя итог, можно сказать, что матрица Эйзенхауэра, безусловно, не идеальна и, в конечном итоге, относительно сложна в использовании эффективным и актуальным образом, но она имеет то достоинство, что она реализует интересный шаг назад с точки зрения управления нашим самым ценным товаром: временем, а также осознанием нашего стрессового состояния и нашего способа восприятия срочности - иногда весьма относительного.
На этот файл есть ссылка в: Управление временем: эффективность, продуктивность и спокойствие - Принятие решений: процессы и подводные камни, которых следует избегать
