Объявление плохих новостей, какими бы они ни были, является опасным занятием для менеджера, который может быть очень неудобным, особенно когда ему приходится сообщать элементы, на которые он не полностью подписан.
Управление и плохие новости
Управленческое общение - это искусство, которым необходимо овладеть, когда дело доходит до управления командой. Хотя в мирное время относительно легко общаться и сообщать хорошие новости, физические упражнения могут быстро превратиться в кошмар, когда дело доходит до плохих новостей.
Иногда, оказываясь между камнем и наковальней, своим топ-менеджментом и своими сотрудниками, менеджер должен защищать интересы компании, но также и интересы своей команды. Он может испытывать сильное чувство неловкости со своими сотрудниками, если ему нужно объявить новость, которую он не полностью поддерживает, даже если он понимает основные причины (сокращение бюджета, увольнение и т. Д.).
Общение - неотъемлемая часть управленческой позиции. Фактически, менеджер обязан выполнять свои обязанности и конструктивно общаться со своей командой как в хорошие, так и в плохие времена. Они могут принимать разные формы и степень тяжести:
- сокращение бюджета
- плохие результаты
- непроведение проекта
- непродление контракта
- пени за просрочку платежа по бюджету проекта
- отказ в повышении, повышении в должности, переводе, оплачиваемом отпуске и т. д.
- Предупреждение
- увольнение
В зависимости от контекста, личности (лиц) впереди, самой сути новости и степени ее важности менеджер обеспечит эффективное общение, помня, что он разговаривает с человеком.
Поэтому потребуются слушание, доброжелательность, здравый смысл и сочувствие!
Как сообщить плохие новости?
Не существует чудесного рецепта, чтобы сделать такое объявление и ожидать, что заинтересованные сотрудники отреагируют так, как будто ничего не произошло. В зависимости от контекста и степени важности новости, касается ли она одного человека или всей команды, менеджеру придется адаптировать свое вмешательство.
Однако мы можем определить общую структуру для подготовки и объявления плохих новостей.
Подготовьте свое сообщение и выступление
Первое, что нужно сделать, прежде чем сообщать плохие новости одному или нескольким сотрудникам, - это разобраться во всех тонкостях:
- В каком контексте было принято решение, связанное с этой новостью?
- Почему ? В чем причина этого решения? Какие были ставки?
- Кто решил? С кем консультировались?
- Это единственно возможное решение? Какие еще были возможности?
Для менеджера очень важно найти время, необходимое для полного понимания новостей, если они исходят не от него напрямую, чтобы иметь возможность передать информацию релевантным и предполагаемым образом и ответить на любые вопросы своего собеседника. .
Кроме того, для менеджера также важно структурировать то, как он объявляет новости перед встречей, и подготовиться к различным возможным реакциям.
Для него это подходящий момент подумать о лучшем подходе, найти правильные слова, чтобы собрать, подойти, доставить, объяснить и не обидеть сотрудников. Он сможет придумать слова приветствия для использования. Слова, которые будут информировать соавторов с самого начала интервью о содержании встречи. Задача - как можно меньше подготовить их к анонсу.
Менеджер может задействовать свои способности к сочувствию и эмоциональному интеллекту. Пытаясь поставить себя на место своего сотрудника, функции которого он знает, ему будет легче подобрать правильные слова.
Выберите подходящее время и нужное место
Чтобы уменьшить влияние плохих новостей, также важно выбрать правильное место - нейтральное и из любопытства - и когда его разрывать. Здесь опять же, в зависимости от контекста, содержания и количества вовлеченных людей, менеджер выберет наиболее подходящее решение.
Однако пока что не ждать. Как только решение принято, важно как можно быстрее его донести. Чем дольше менеджер сообщит плохие новости, тем труднее ему будет это сделать. Кроме того, сотрудник не должен узнавать об этом каким-либо иным образом.
Будьте откровенны, будучи дипломатичными
То, как менеджер объявит плохие новости, зависит от реакции его / ее сотрудников. Общение - вербальное и невербальное - приобретает здесь всю важность, потому что малейший жест лица или микровыражение, противоречащее сформулированным словам, может привести к недопониманию, неверному истолкованию сообщения. Цель состоит в том, чтобы устранить любую двусмысленность или сомнения относительно содержания переданного сообщения.
Менеджер должен быть прямым, ясным, точным, оставаясь дипломатичным и заинтересованным в своем собеседнике. Он должен быть искренним и искренним, не переусердствовать и не выглядеть лицемером. Плохие новости тяжело переваривать. Не нужно добавлять больше слов или поведения, которые могли бы показаться ложными. Не нужно говорить о дожде или хорошей погоде или отклоняться от темы, кроме новостей.
Найдите баланс между холодной, невыразительной / неподвижной позой при сообщении плохих новостей и позой излишней жалости.
Объяснять
Передавайте новости, избегая суеты вокруг да около, а, скорее, точно объясняя и придерживаясь фактов, почему это решение, а также процесс, который к нему привел. Обеспечьте ясные и точные элементы.
Важно, чтобы соответствующий сотрудник был уверен, что это решение было принято не легкомысленно или по прихоти его руководителя, а справедливо, в соответствии с протоколом, точно определенным, например, в правилах компании.
Таким образом, менеджер может объяснить своему сотруднику причины появления этой новости, процесс, с которыми он работал, людей, с которыми консультировались / участвовали в принятии этого решения.
Менеджер может выразить своему сотруднику свой дискомфорт по поводу указанного решения, если оно исходит не полностью от него и что он не полностью придерживается процесса, но сохранит свою критику в отношении протокола или способа его выполнения. для его иерархии. Цель состоит не в том, чтобы дискредитировать кого-либо по отношению к другим сотрудникам - действующему процессу, руководству компании или соответствующему сотруднику - и взять на себя их обязанности в качестве менеджера.
Будьте осторожны, чтобы не вступать в споры по поводу достоинств или характера решения. Последний был похоронен, и здесь нет никаких сомнений в том, чтобы вернуться через него.
Взять на себя свои обязанности
Это следующий момент: наберитесь смелости обеими руками и примите решение, независимо от того, принимается оно полностью от вас самих или нет. Менеджер по возможности предпочтет поделиться плохими новостями лично. Он не будет отправлять его по электронной почте или делегировать эту деликатную задачу третьему лицу.
Точно так же не прячьтесь за третье лицо, обвиняйте других в принятом решении. Управленческая позиция подразумевает умение брать на себя ответственность за то, что происходит в его команде, и принимать правильные решения, независимо от того, являются ли они синонимами хороших или плохих новостей для команды.
Приветственные реакции / эмоции
Как только плохие новости будут объявлены, высока вероятность того, что сотрудники отреагируют тем или иным образом с большей или меньшей энергией. Для менеджера важно позволить своему собеседнику (-ам) услышать и отреагировать, конечно, в разумных пределах.
Менеджеру необходимо будет активировать свои soft-навыки, в частности:
- эмоциональный интеллект: принятие реакции на плохие новости. Совершенно нормально реагировать на плохие новости, которых вы не ожидали.
- сочувствие: ставя себя на место своего собеседника (ов), менеджер может лучше понять реакцию своего сотрудника (ов) и лучше их приветствовать.
- активное слушание: полностью выслушивать реакции - вербальный и невербальный язык - и отвечать на заданные вопросы. Сотрудники, которых затронули плохие новости, должны быть услышаны и приняты во внимание. Кроме того, сбор отзывов о его способах ведения дел также может быть конструктивным для менеджера.
- доброжелательность: дайте сотрудникам время интегрировать новости.
Движение вперед
Объясните, к чему приведет решение:
- этапы после объявления плохих новостей - в частности, в контексте увольнения или реструктуризации …
- внедрение новых директив или объявленных альтернатив: изменение программного обеспечения, модификация процедур и т. д.
- варианты, доступные заинтересованному сотруднику (сотрудникам) - в частности, во время выкупа, реструктуризации, переезда / переезда и т. д.
- изменения внутри команды: работа, распределение задач, реструктуризация, набор нового сотрудника, поиск новых поставщиков, поиск менее дорогих альтернативных решений и т. д.
Оставайся конструктивным
Какие бы новости ни объявлялись, команде придется продолжать двигаться вперед. Поэтому важно, чтобы менеджер уже создавал пост-плохие новости и представлял действия / изменения после плохих новостей.
В самом деле, независимо от того, идет ли речь об отдельном сотруднике или всей команде, важно оставаться на курсе и поддерживать в лучшем случае моральный дух и эффективность войск и сплоченность.
На этот файл есть ссылка в: Управленческое общение - умение отправить сообщение своей команде
