Все больше и больше компаний используют удаленную работу для определенных сотрудников - иногда для всех своих сотрудников. Отказ от модели традиционной рабочей среды неизбежно приводит к изменению методов, методов и обычных процессов управления.
Для управления виртуальной командой требуется набор инструментов и особые управленческие практики.
Быстрая навигация
- Что такое виртуальная команда?
- Четыре измерения виртуальной команды
- Ключи к управлению такими командами
- Практические советы по управлению географически рассредоточенными сотрудниками
Что такое «виртуальная» команда?
В первую очередь интересно вспомнить, что такое команда, виртуальная она или нет. Команда - это группа людей, работающих вместе в одном направлении. Он существует только благодаря своим миссиям, своим проектам, своим коллективным целям. Все идентифицируют себя как часть одной и той же организации. Все действуют в интересах группы под руководством менеджера.
Команда считается «виртуальной», если не все ее члены работают физически в одном месте и в одно и то же время. Следовательно, это вопрос совместной работы, но по отдельности. Вместе в том смысле, что вся команда движется в одном направлении, к одной цели. По отдельности, потому что не все сотрудники работают в одном офисе, в одной среде, в одни и те же часы работы и т. Д. и на самом деле встречаются не очень редко.
Есть несколько типов так называемых «виртуальных» команд. Он может действовать группами, члены которых находятся в одном географическом районе, но работают - регулярно или полный рабочий день - из места, которое не является компанией. Некоторые работают из дома, другие являются поклонниками коворкинг-центров, третьи путешествуют по планете в рамках своих миссий и общаются со своего текущего рабочего места. Иногда у команды нет фиксированного и постоянного места встречи.
С появлением новых технологий, особенно в области коммуникации, сотрудники виртуальных команд учатся работать вместе, оставаясь при этом самостоятельно, для достижения общей цели. Время, пространство и организация переопределяются. Связи между разными сотрудниками одной команды укрепляются благодаря новым способам общения.
Создание виртуальной команды и управление ею имеет, конечно, преимущества, но также и определенные ограничения.
Преимущества
- Гибкость для членов команды - лучший баланс между личной и профессиональной жизнью, организация рабочего времени, организация задач и т. д.
- Снижение затрат для организации - инфраструктура, недвижимость, оборудование, оборот и т. д.
- Лучшая производительность - меньше простоев, лучше связь …
- Повышенное удовлетворение от сотрудников …
Пределы
- Членство в группе и личность сложно реализовать,
- Групповая сплоченность иногда сложно создать, сложно установить доверие,
- Сложность в набирать нужные профили , составьте правильную команду,
- Технологические различия в зависимости от местонахождения сотрудников, сложности ИТ-обслуживания, дополнительных затрат на услуги, настраиваемые в зависимости от географического положения и т. д.
- Культурные барьеры, если таковые имеются,
- и т.п.
Четыре измерения виртуальной команды
Джессика Липнак и Джеффри Стэмпс определили четыре аспекта, которые характеризуют виртуальную команду:
- Цель коллектива : миссии для достижения цели и достижения результатов. Это выражается в приверженности через ежедневные задачи и миссии каждого члена команды достижению общей цели. Последнее четко определено, разделяется и принимается всеми. Это приводит к определенным ролям, обязанностям и миссиям для каждого члена команды. Таким образом, цели индивидуальны и взаимозависимы.
- Физическим лицам : руководитель / менеджер, сотрудники, 2 измерения - внутреннее и внешнее. Виртуальная команда - это не просто набор технологий, одна из которых более развита, чем другая. Члены такой команды должны уметь работать на двух уровнях: внутреннем (независимо и с другими членами команды), но также и внешнем (с партнерами вне команды - поставщиками, клиентами, различными поставщиками и т. Д.).
- Ссылки : взаимодействия, межличностные отношения через средства коммуникации. Члены команды связаны с помощью различных инструментов (электронная почта, обмен мгновенными сообщениями, видеоконференции и т. Д.), Чтобы иметь возможность взаимодействовать друг с другом. Эти инструменты позволяют стереть дистанцию, облегчить работу и принятие решений. Таким образом, члены виртуальной команды строят прочные межличностные отношения и создают атмосферу взаимного доверия. Основные элементы эффективности и производительности.
- Временности : повестка дня / календарь, проекты, жизненный цикл команды. Менеджер виртуальной команды не сможет собрать всех ее членов одновременно в одном месте, как это было бы с классической командой. Ему придется иметь дело с повестками дня и ограничениями по времени каждого. Каждый член со своей стороны должен будет приложить необходимые усилия, чтобы адаптироваться как можно лучше. В идеале это определить, как только команда будет сформирована, чтобы она могла перемещаться, прежде чем обнаружит свою скорость работы.
Ключи к управлению виртуальной командой
Вы не управляете виртуальной командой так же, как управляете «классической» командой. Есть несколько правил, которым нужно следовать.
Общайтесь эффективно
Общение - основа любых отношений. Когда вы возглавляете команду сотрудников, разбросанных по разным местам, важно настроить несколько инструментов коммуникации с конкретными целями:
- Поделиться информацией формально всех остальных членов команды или только некоторых,
- болтать неформально с коллегами, как если бы мы сидели за кофемашиной или за углом коридора - например, через Slack,
- обмен на встрече ,
- передавать существенный элемент всей команде,
- двигаться вперед по проекту ,
- сообщить срочный вопрос прямо к нужному человеку,
- и т.п.
Таким образом, важно с самого начала четко определить использование каждого из доступных средств связи. Это позволяет избежать любого последующего недоразумения или потери времени в организации. Кроме того, это способствует определенному чувству принадлежности к группе. Каждый член команды знает, какой инструмент использовать, когда и с какой целью.
Также важно, чтобы все члены команды могли получить доступ ко всем каналам связи, настроенным быстро и интуитивно. Каждому сотруднику должно быть предложено соответствующее обучение, независимо от того, проводится ли оно на месте, с помощью видеозвонка или любых других средств, позволяющих участнику полностью и немедленно стать владельцем соответствующего инструмента.
Предупреждение : важно обеспечить безопасность средств связи, в частности, когда речь идет об обмене конфиденциальными данными.
Управлять проектами
В частности, формируется команда для реализации проектов.
Для этого необходимо инвестировать в инструменты для совместной работы , посвященный, в частности, управлению проектами, позволяя следить за сроками, обмениваться информацией, отправлять уведомления и предупреждения, следить за прогрессом каждого, выпускать еженедельный или ежемесячный контрольный обзор со списком всего, что необходимо сделать, кем и когда.
Использование таких инструментов не только повышает производительность, но и способствует общению и обмену между различными членами команды. Последние могут в любое время следить за успехами своих коллег, собирать необходимую им информацию, сообщать о своих успехах и т. Д.
Спектр инструментов управления проектами широк. Каждый выберет формулу, которая наилучшим образом соответствует его сфере деятельности, организации и потребностям его команды.
Мобилизуйте и мотивируйте войска
Чтобы привлечь и мотивировать своих сотрудников, разбросанных по разным географическим точкам, руководитель должен: обеспечивают максимальную гибкость, автономность и свободу действий. Такие команды особенно эффективны в освобожденных организациях, для которых характерен режим работы, предполагающий значительную часть самоуправления и подотчетности своим сотрудникам.
Это не означает, что он должен быть доволен тем, что следит за проектами и его сотрудниками издалека, не взаимодействуя с ними регулярно. Таким образом, для него важно стимулировать групповую динамику и поддерживать определенное подражание, среди прочего:
- поделитесь своим видением, придайте смысл,
- вспомнить общие цели,
- создать сильную корпоративную / командную культуру,
- признавать и ценить выполненную работу,
- усилить различные каналы связи …
Практические советы по ежедневному управлению виртуальной командой
Чтобы максимизировать продуктивность и успех команды географически разнесенных сотрудников, менеджер должен использовать правильные инструменты и правильные методы управления, обладая при этом определенным количеством конкретных возможностей. Вот несколько идей для управления виртуальной командой: от инструментов для совместной работы до основных практик.
Набирайте нужных людей
Соберите правильную команду . То, что будет состоять из сотрудников, способных эффективно работать удаленно. Достаточно автономный, мотивированный, находчивый, с хорошей способностью общаться письменно и устно, умеющий эффективно распоряжаться своим временем. И особенно кому можно полностью доверять. Идея не в том, что менеджер тратит свое время, требуя подотчетности, чтобы убедиться, что работа выполнена.
При приеме на работу этих сотрудников менеджер должен, в частности, обеспечить их способность работать в виртуальной команде: непринужденно пользоваться принятыми и внедренными средствами коммуникации, находчивым перед лицом любых трудностей или проблем, которые необходимо решить, но способным попросить помощь при необходимости.
Создайте доверительные отношения с каждым сотрудником
Доверие - основа любых отношений. Это имеет смысл, когда менеджер и его сотрудники видятся только изредка.
Для менеджера важно создать и поддерживать особую связь с каждым членом виртуальной команды:
- общаться индивидуально и регулярно со всеми,
- регулярно связываться с каждым сотрудником, чтобы подвести итоги текущих проектов и заданий, а также обменяться более неформально,
- предлагать регулярные видеозвонки, чтобы сделать отношения более человечными,
- дать и попросить обратную связь,
- и т.п.
Создайте устав виртуальной команды
Разработайте документ, который четко определяет команду и правила ее работы:
- цель группы,
- определение виртуальной команды ,
- презентация участников : личность, роли, обязанности, контактные данные, место жительства и т. д.
- правила эксплуатации : организация работы, процесс коммуникации, обмен информацией и процесс управления проектами, планирование официальных и неформальных встреч и т. д.
- определение целей : доступные средства, ожидаемые результаты, используемые показатели и т. д.
Этот документ также может послужить опорой для любого новичка в команде.
Определите стандартные и гибкие рабочие процессы.
Инструменты, организация работы, процесс, коммуникация, оборудование, а иногда и мебель и рабочая среда - это элементы, которые могут быть наложены на сотрудников. С одной стороны, чтобы облегчить работу и обмены. С другой стороны, чтобы воспитать чувство принадлежности к одной группе.
Стандартизация, оставляя сотрудникам достаточную автономию и свободу, является гарантией доверия и последовательности. Все подчиняются одним и тем же правилам.
Такая последовательность менеджера по отношению ко всем членам его команды позволяет повысить эффективность и позволяет избежать недопонимания и других демотивирующих факторов.
Определите временные интервалы подключения
Убедитесь, что среди рабочих часов сотрудников совпадают определенные временные интервалы, в частности, когда члены команды работают из мест, имеющих разные часовые пояса. Менеджер может использовать эти моменты для организации обмена мнениями между всеми членами группы и / или для общения со всей командой.
Рекомендуется иметь большинство сотрудников, работающих одновременно от 3 до 4 часов в день по меньшей мере. Даже если особого обмена не требуется, этот принцип позволяет определить определенное членство в одной и той же группе. Сотрудники чувствуют себя менее изолированными и могут взаимодействовать при необходимости.
Кроме того, это позволяет при необходимости быстрее и эффективнее решать проблемы.
Создайте командную идентичность
Организуйте регулярные тимбилдинговые мероприятия, где все члены виртуальной команды будут физически присутствовать. Если это невозможно по каким-либо причинам, организуйте соревнования или совершенно неформальные видеозвонки, во время которых члены команды смогут лучше узнать друг друга. Может быть интересно запланировать регулярные обмены вне работы.
- Создайте одинаковое рабочее пространство для всех (оборудование, программное обеспечение, приложения и т. Д.),
- Максимально вовлекайте сотрудников в определение различных протоколов.
Создать виртуальную кофемашину
В офисе есть много возможностей обсудить и лучше узнать своих коллег, наладить прочные рабочие отношения: поздравления, перерывы, кофе-машина, встречи, дни рождения и т. Д. Когда команда географически рассредоточена, важно создавать возможности делать то же самое, несмотря на расстояние.
Обмен мгновенными сообщениями, доступный в любое время и для всех членов команды, может позволить как непрофессиональный, так и профессиональный обмен мнениями, сохраняя при этом тот же «легкий» тон, который мы использовали бы, если бы работали в одном офисе. Сотрудники смогут, например, отпраздновать дни рождения или любую другую важную дату, касающуюся их коллег, поделиться своими планами на выходные или даже поделиться своим опытом / открытиями / хобби.
Поощряйте личные контакты и межличностные обмены между членами команды.
Признать и вознаградить проделанную работу
Чтобы поддерживать мотивацию и приверженность, поощряйте хорошую работу. Может быть уместно ставить задачи, которые в случае победы повлекут за собой вознаграждение: выполнение определенного количества проектов, достижение определенной текучести кадров, проверка новых навыков, приобретение новых ноу-хау и т. Д. Эти награды могут быть разных типов: бонусы, новые обязанности, приглашения на конкретное мероприятие, подарки и т. Д.
Такой подход не только позволяет поддерживать мотивацию на высоком уровне, но и позволяет каждому сотруднику почувствовать себя частью настоящей команды.
- Ставьте УМНЫЕ цели,
- Продвигайте роль каждого в группе,
- Празднуйте успехи,
- и т.п.
На этот файл есть ссылка в: Быть хорошим менеджером: методы и инструменты - Как управлять командой?
